Inhaltsübersicht
1. Datenschutzerklärung Webseite Rotary Clubs in Deutschland
2. Datenschutzhinweise für die Mitglieder des RC Oldenburg-Ammerland und die zur Aufnahme als Mitglied vorgesehenen Personen über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 12 ff. Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
3. Datenschutzhinweise für Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare via „Zoom" des Rotary Clubs Oldenburg-Ammerland
4. Datenschutzhinweise für die Mitglieder der Fördervereinigung des RC Oldenburg Ammerland e.V.
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1. Datenschutzerklärung Webseite Rotary Clubs in Deutschland
Datenschutzinformationen für Besucher der Webseite
Der im Impressum dieser Webseite genannte Rotary Club möchte Ihnen nachstehend erklären, welche Daten von Ihnen auf dieser Webseite wie verarbeitet werden.
Zweck, Rechtsgrundlage, Kategorien von Empfängern, Speicherdauer der Datenverarbeitung
Zweck: Darstellung des Clubs sowie Kommunikation über das Internet
Zweck der Datenverarbeitung auf dieser Webseite ist die Information über Tätigkeiten unseres Clubs, verbunden mit der Möglichkeit der Nutzer, zielgerichtet mit Ansprechpartnern Kontakt aufnehmen zu können. Im Übrigen bearbeiten wir Personendaten gemäß folgenden Rechtsgrundlagen:
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für die Bearbeitung von Personendaten mit Einwilligung der betroffenen Person.
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die erforderliche Bearbeitung von Personendaten zur Erfüllung eines Vertrages mit der betroffenen Person sowie zur Durchführung entsprechender vorvertraglicher Maßnahmen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für die erforderliche Bearbeitung von Personendaten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der wir gemäß allenfalls anwendbarem Recht der EU oder gemäß allenfalls anwendbarem Recht eines Landes, in dem die DSGVO ganz oder teilweise anwendbar ist, unterliegen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die erforderliche Bearbeitung von Personendaten, um die berechtigten Interessen von uns oder von Dritten zu wahren, sofern nicht die Grundfreiheiten und Grundrechte sowie Interessen der betroffenen Person überwiegen. Berechtigte Interessen sind insbesondere unser betriebswirtschaftliches Interesse, unsere Website bereitstellen zu können, die Informationssicherheit, die Durchsetzung von eigenen rechtlichen Ansprüchen und die Einhaltung weiterer Rechtsvorschriften.
Hierzu setzen wir im Rahmen der Leistungserbringung gesondert zur Verschwiegenheit und auf den Datenschutzverpflichte Personen ein.
Bei Ihrem Besuch der Website wird eine Verbindung mit Ihrem Browser hergestellt. Diese nachstehenden dabei erhobenen Informationen werden temporär Systemdateien abgelegt und automatisch erfasst: IP-Adresse Ihres Geräts, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Name und URL von abgerufenen Dateien, Website, von der aus der Zugriff erfolgt bzw. von aus Sie auf unsere Seite geleitet wurden (Referrer-URL), verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem Ihres Geräts sowie der Name Ihres Providers.
Die genannten Daten werden durch uns zu Zwecken des reibungslosen Verbindungsaufbaus und der Systemsicherheit verarbeitet. Die anfallenden Verbindungsdaten werden automatisch gelöscht, in der Regel maximal nach sieben Tagen. Sofern die Webseite missbräuchlich genutzt wird, werden Log-Daten, deren weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist, sind bis zur Klärung des Vorfalls aufgehoben.
Nutzung von Cookies
Diese Website und die mit ihr in Verbindung stehenden Systeme RO.SSO und RO.CAS verwenden sog. "Cookies". Dies sind Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden. Dabei finden ausschließlich technisch notwendige Cookies Verwendung, die dabei helfen diese Webseite nutzbar zu machen, indem sie Grundfunktionen wie Seitennavigation und Zugriff auf sichere Bereiche der Webseite ermöglichen. Folgende technische Cookies werden verwendet:
Technisch notwendige Cookies
- anti-forgery cookie
- session cookie
Es erfolgt keine persistente Speicherung dieser Daten.Darüber hinaus besteht jederzeit die Möglichkeit für den Nutzer alle verwendeten Cookies mit der Bereinigung des Browserverlaufs zu löschen.
Andere als die aufgeführten Cookies, wie Tracking- und Marketing-Tools, zur Website- und Besucheranalyse finden keine Anwendung.
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung sind Art. 6 Abs. 1 lit. b (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen). Die gewonnenen Informationen dienen nur zur internen technischen Umsetzung werden nicht an Dritte weitergegeben.
Kontaktformular
Wenn Sie uns über unser Kontaktformular anschreiben, werden Ihre Daten aus dem Formular zur Bearbeitung Ihres Anliegens verarbeitet. Rechtsgrundlage für die Übermittlung an uns ist eine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Daten werden dann gelöscht. Sofern aus Ihrer Anfrage keine Aufbewahrungspflicht entsteht (z.B. bei einer Bestellung), werden die Daten i.d.R. nach Ablauf von drei Jahren gelöscht Ihre Daten werden intern an den zuständigen Ansprechpartner zur Bearbeitung Ihres Anliegens weitergeleitet. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht ohne Ihre Einwilligung.
Anmeldung für Rotarische Freunde
Als Mitglied des Clubs können Sie sich unter „Login“ anmelden. Mit der Anmeldung werden Sie auf den Single-Sign-On-Server (SSO) zur Authentifizierung weitergeleitet. Siehe separate DS-Erklärung.
Google Fonts
Wir verwenden zur ansprechenden Anzeige unserer Webseite Schriftarten, die von Google bereitgestellt werden (Google Fonts, Anbieter Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA). Hierbei wird die Schriftart zur Anzeige in Ihrem Browser durch Google bereitgestellt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse zur ansprechenden Anzeige unserer Webseite nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Datenschutzerklärung von Google finden Sie hier: https://www.google.com/policies/privacy/
Einbindung von Open Street-Map (OSM)
Wir verwenden Open-Street-Maß zur Einbettung von Straßenkarten. Damit haben die rotarischen Freunde eine schnelle und einfache Möglichkeit sich zu den Locations der jeweiligen Terrmine zu an den navigieren. Rechtsgrundlage gemäss DSGVO: Art. 6 Abs. 1 lit. f mit dem Betrieb unserer Website und der Berücksichtigung der Interessen der Betroffenen.
OpenStreetMaps ist ein Open-Source-Produkte der OpenStreetMap Foundation, St John’s Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge, CB4 0WS, United Kingdom, das frei nutzbare Geodaten sammelt und in einer Datenbank zur freien Nutzung zur Verfügung stellt.
Beim Verbindungsaufbau zum Anzeigen der Karten werden folgende Daten an Server von OpenStreetMap übermittelt:
• IP Adresse,
• verwendeter Browser und Gerät,
• Betriebssystem,
• Webseite, von der Sie auf die Seite der OpenStreetMap Foundation weitergeleitet wurden (referring web page) und
• Datum und Uhrzeit des Besuchs der Webseite.
Falls Sie einen Benutzer-Account bei OpenStreetMap haben und bei dem Besuch unserer Webseite dort eingeloggt sind, werden zusätzlich folgende Daten an die Server von OpenStreetMap über-tragen:
• User ID,
• E-Mail-Adresse, die mit ihrem Account assoziiert wird und
• vom Benutzer blockierter Inhalt und assoziierte Nachrichten.
Weitere Informationen finden Sie unter: www.openstreetmap.org bzw. die Datenschutzerklärung unter: https://wiki.osmfoundation.org/wiki/Privacy_Policy
Sie können jeglichen Datentransfer zu den Servern von OpenStreetMap verhindern, indem Sie JavaScript in ihrem Browser deaktivieren. In diesem Fall können Sie jedoch die Kartenanzeige nicht nutzen.
Adobe Typekit
Wir verwenden zur ansprechenden Anzeige unserer Webseite Schriftarten, die von Adobe bereitgestellt werden (Adoby Typekit, Anbieter: Adobe Systems Incorporated, A17 345 Park Avenue, San Jose, CA, 95110). Hierbei wird die Schriftart zur Anzeige in Ihrem Browser durch Adobe bereitgestellt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse zur ansprechenden Anzeige unserer Webseite nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Datenschutzerklärung von Adobe finden Sie hier: https://www.adobe.com/privacy/policies/typekit.html.
Ihr Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit
Sie können jederzeit Ihr Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung von Daten wahrnehmen. Kontaktieren Sie uns einfach auf den oben beschriebenen Wegen. Sofern Sie eine Datenlöschung wünschen, wir aber noch gesetzlich zur Aufbewahrung verpflichtet sind, wird der Zugriff auf Ihre Daten eingeschränkt (gesperrt). Gleiches gilt bei einem Widerspruch. Ihr Recht auf Datenübertragbarkeit können Sie wahrnehmen, soweit die technischen Möglichkeiten beim Empfänger und bei uns zur Verfügung stehen.
Beschwerderecht
Sie haben jederzeit die Möglichkeit, eine Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde einzureichen.
Datensicherheit/ Verschlüsselung
Diese Webseite nutzt „Hypertext Transfer Protocol Secure“ (https). Die Verbindung zwischen Ihrem Browser und unserem Server erfolgt verschlüsselt.
Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, den Inhalt dieser Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen. Dies erfolgt in der Regel bei Weiterentwicklung oder Anpassung der eingesetzten Dienste. Die aktuelle Datenschutzerklärung können Sie auf unserer Webseite einsehen.
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2. Datenschutzhinweise für die Mitglieder des RC Oldenburg-Ammerland und die zur Aufnahme als Mitglied vorgesehenen Personen über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 12 ff. Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Stand dieser Datenschutzhinweise: 1. Oktober 2020
Der RC Oldenburg-Ammerland kommt mit diesen Hinweisen seiner Rechtspflicht aus Art. 13 DSGVO nach, die zur Aufnahme in seinen Rotary Club und bei Rotary International vorgesehenen Personen über die Erhebung und weitere Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu informieren. Zugleich stellt sie allen Mitgliedern hiermit Informationen über den Zweck und den Umfang der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten, die dafür bestehenden Rechtsgrundlagen und ihre Rechte gegenüber dem RC Oldenburg-Ammerland als dem für die Verarbeitung gemäß Art. 4 Nr. 7 DSGVO Verantwortlichen zur Verfügung.
Datenverarbeitung durch den RC Oldenburg-Ammerland
Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist der Rotary Club Oldenburg-Ammerland, vertreten durch seinen Präsidenten.
Zwecke der Datenverarbeitung
Mit der Aufnahme in den Rotary Club Oldenburg-Ammerland erkennen die Mitglieder die vom RC Oldenburg-Ammerland verfolgten Ziele an, wie sie in § 5 Abs. 1 der Satzung des RC Oldenburg-Ammerland in der Fassung vom 1.2.2017 festgelegt sind. Sie verpflichten sich, das Clubleben aktiv zu unterstützen und die Freundschaft unter den Clubmitgliedern zu bereichern. Zur Erreichung dieses Zwecks verarbeitet der RC Oldenburg-Ammerland die im Folgenden benannten personenbezogenen Daten.
Vom RC Oldenburg-Ammerland verarbeitete Daten
Zur Verfolgung seiner Ziele ist die Erhebung von personenbezogener Daten ihrer Mitglieder erforderlich. Dazu gehören u.a. die folgenden Daten, die in einem Mitgliederverzeichnis und in einem Verzeichnis der Geburtstage aufgenommen werden:
- Namen, Vornamen, Titel,
- Berufsbezeichnung; Klassifikation,
- Geburtsdatum,
- Anschrift, privat und ggf. beruflich einschließlich eMail-Adresse und Telefon,
- vorherige Mitgliedschaft in anderen Rotary Clubs,
- Eintritts- und Wechseldatum,
- frühere und aktuelle Funktionen und Ämter,
- Auszeichnungen.
Das Geburtsdatum wird in ein Verzeichnis der Geburtstage eingetragen.
Mitgliedsbeiträge und Spenden werden von der Buchhaltung erfasst; Spenden werden nicht öffentlich gemacht.
Die Teilnahme an Meetings und an Aktivitäten des Rotary Clubs werden in Wochenberichten aufgenommen. Über die Halbjahres- und Jahrespräsenzen werden individualisierte Statistiken erstellt, die jedem Clubmitglied zur Verfügung gestellt werden. Über die Meetings und darin erfolgte Wortbeiträge sowie gehaltene Vorträge nebst Materialien werden Protokolle (Wochenberichte) erstellt, die auf Dauer in das Clubarchiv eingestellt werden.
Personenbezogene Daten über die aufgenommene Person werden im Verwaltungssystem RO.CAS gepflegt und an das externe Sekretariat des RC Oldenburg-Ammerland, an den Distrikt 1850, an Rotary International, an RI Internationales Büro Europa/Afrika (Zürich, Schweiz), an Rotary Gemeindienst Deutschland e.V., Düsseldorf, sowie an die Rotary Verlags GmbH, Hamburg, übermittelt.
Über diese für die Zweckerfüllung des Rotary Clubs benötigten Daten hinaus kann das Clubmitglied der rotarischen Gemeinschaft weitere Informationen zur Verfügung stellen. Das können etwa Portrait- und Aktionsfotos, Angaben über den Familienstand sowie über Partner und Kinder gehören. Die Mitglieder haben auch die Möglichkeit, nach einem Login auf der Webseite von Rotary International oder die Rotary Verlags GmbH weitere Angaben zur Person abzuspeichern (Profil).
Die Daten von Lebenspartnern verstorbener Freunde verarbeitet der RC Oldenburg-Ammerland mit deren Einwilligung zum Zweck ihrer Einbeziehung in das Clubleben.
Soweit eine Ehrung etwa durch die Verleihung eines Paul Harris Fellow vorgesehen ist, werden die Daten an Rotary International, Internationales Büro Europa/Afrika in Zürich (Schweiz) zur Ausstellung der Urkunde übermittelt.
Dem aus dem RC Oldenburg-Ammerland heraus gegründeten ‚Förderverein des RC Oldenburg-Ammerland e.V.“ werden Namen und Anschrift sowie eMail-Adresse übermittelt, um die Mitglieder einzuladen, Mitglied im Förderverein zu werden.
Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung durch den RC Oldenburg-Ammerland
Personenbezogene Daten, die für die Zweckerfüllung der Mitgliedschaft erforderlich sind, verarbeitet der RC Oldenburg-Ammerland aufgrund von Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. b DSGVO (erforderliche Datenverarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen). Auch die Übermittlung von personenbezogener Daten an Gliederungen von Rotary International (Distrikt 1850); Internationales Büro Europa/Afrika (Zürich/Schweiz), Rotary International (Evanston/USA) sowie an Rotary Deutschland Gemeindienst e.V. (RDG) und die Rotary Verlags GmbH erfolgen ebenfalls aufgrund von Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. b DSGVO in dem Umfang, wie dies zur Zweckerfüllung erforderlich ist, weil mit der Mitgliedschaft im Rotary Club zugleich die Mitgliedschaft bei Rotary International und bei Rotary Gemeindienst Deutschland e.V. verbunden ist.
Bei der Archivierung von Dokumenten des RC Oldenburg-Ammerland ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f DSGVO (Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen) die Rechtsgrundlage.
Die Datenübermittlung an den „Förderverein des RC Oldenburg-Ammerland e.V.“ erfolgt auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f DSGVO.
Personenbezogene Daten von Lebenspartnern verstorbener Freunde werden ausschließlich aufgrund einer Einwilligung der betroffenen Personen (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a DSGVO) verarbeitet. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung derjenigen sonstigen personenbezogenen Daten, die für die Betreuung der Mitglieder nicht erforderlich sind, ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a i. V. m. Art. 7 und 4 Nr. 11 DSGVO (Einwilligung).
Datenverarbeitung durch Rotary International
Mit der Aufnahme im RC Oldenburg-Ammerland ist zugleich auch die Mitgliedschaft bei Rotary International verbunden, deren aktuelle Satzung vom Juli 2019 datiert. Zur Betreuung und Verwaltung ihrer Mitglieder führt Rotary International, auch durch das Internationale Büro in Zürich (Schweiz), ein Verzeichnis der Mitglieder. Diese haben die Möglichkeit, ihr Profil nach einem Login auf der Webseite von Rotary International einzusehen und zu ergänzen.
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Mitgliederdaten, soweit es für die Verwaltung erforderlich ist, ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. b DSGVO; soweit das Mitglied eigene Daten im Profil ergänzt, die für die Zweckerfüllung nicht erforderlich sind, erfolgt dies aufgrund einer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a, Art. 4 Nr. 11, Art. 7 DSGVO).
Datenverarbeitung durch den Rotary Gemeindienst Deutschland e.V.
Nach einem Beschluss des deutschen Governorrates werden alle Mitglieder von in der Bundesrepublik Deutschland bestehenden Rotary Clubs durch Erstzahlung eines Mitgliedsbeitrages Mitglieder des RDG e.V., ohne dass es eines besonderen Aufnahmebeschlusses des Vereinsvorstandes bedarf (§ 5 Nr. 1 Satz 3 der Satzung des Rotary Deutschland Gemeindienst e.V.). Der RDG benötigt zur Erfüllung seiner in Deutschland geltenden gesetzlichen Verpflichtungen die Adress- und Kontaktdaten aller Mitglieder deutscher Rotary Clubs sowie Informationen über die Clubzugehörigkeit. Diese Daten werden über das System Ro.CAS dem RDG e.V. übermittelt.
Spenden von Mitgliedern an den RDG e.V. werden dort in der Spenden- und Finanzbuchhaltung verarbeitet. RDG e.V. setzt im Rahmen von Auftragsverarbeitungsverträgen Dienstleister zur Datenverarbeitung ein.
Die Speicherdauer richtet sich nach den gesetzlichen Vorgaben und den Vorgaben, die Rotary International für die Anerkennung von Recognition Points für die Verleihung von Paul-Harris-Fellow-Ehrungen festlegt.
Rechte der betroffenen Personen
Jedes Clubmitglied hat die folgenden Rechte nach Maßgabe der in den jeweiligen Vorschriften beschriebenen Voraussetzungen:
- das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO über die zu seiner Person gespeicherten Daten,
- das Recht auf Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten nach Art. 16 DSGVO,
- das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, soweit die Datenverarbeitung nicht mehr erforderlich ist, eine Einwilligung widerrufen oder einer Verarbeitung widersprochen wurde,
- das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO,
- das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO und
- das Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO.
Meint ein Mitglied, in seinen Rechten nach den Datenschutzgesetzen verletzt worden zu sein, kann es sich an die für den RC Oldenburg-Ammerland zuständige Aufsichtsbehörde wenden. Dies ist
Der/Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Telefon: 0511/120 45 00
E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de
Bei den genannten Stellen außerhalb des Rotary Clubs, die personenbezogene Daten der Mitglieder verarbeiten, sind zudem eigene Datenschutzbeauftragte bestellt worden, soweit dies aufgrund von Art. 37 Abs. 1 DSGVO erforderlich ist oder soweit dort mehr als 20 Personen Zugriff auf personenbezogene Daten haben (§ 38 Abs. 1 BDSG).
Wir weisen darauf hin, dass weitere Informationen über die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf den Webseiten der genannten Stellen in deren „Datenschutzhinweisen“ enthalten sind.
Wir verweisen desweiteren auf die speziellen Datenschutzhinweise des RC Oldenburg-Ammerland zur Datenverarbeitung bei Nutzung des Videokonferenzsystems ‚zoom‘, die als Anlage beigefügt sind.
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3. Datenschutzhinweise für Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare via „Zoom“ des Rotary Clubs Oldenburg-Ammerland
Stand dieser Datenschutzhinweise: : 6. April 2020
Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ informieren.
Zweck der Verarbeitung
Wir nutzen das Tool „Zoom“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.
Verantwortlicher
Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von unseren „Online-Meetings“ steht, ist der Rotary Club Oldenburg Ammerland, vertreten durch seinen Präsidenten (claudia@winkler-bfk.de ).
Hinweis: Sollten Sie die Internetseite von „Zoom“ (https://zoom.us/) aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die auf dessen Webseite erfolgende Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“ jedoch nur erforderlich, wenn Sie sich über Zoom informieren, zur Durchführung eigener Meetings kostenlos registrieren oder einem Meeting beitreten möchten, indem Sie nach Aufruf von „EINEM MEETING BEITRETEN“ die Ihnen mitgeteilte Meeting-ID eingeben.
Sie können sich auch aus dem Play Store oder dem App Store die ZOOM-App herunterladen und über diese App dem Meeting mit Angabe der Meeting-ID und dem Ihnen ebenfalls mitgeteilten Passwort beitreten.
Wenn Sie den Zugang über die Webseite von https://zoom.us oder über die „Zoom“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über Ihren Browser möglich, indem Sie auf den Ihnen mitgeteilten Link klicken und danach die angeforderten Kennungen eingeben.
Welche Daten werden verarbeitet?
Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Daten verarbeitet. Der Umfang der Datenverarbeitung hängt dabei auch davon ab, welche Angaben Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.
Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, werden Angaben zu Ihrem Namen erbeten.
Folgende weiteren personenbezogene Daten können ggf. Gegenstand der Verarbeitung sein:
Angaben zum Benutzer: Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional),
Abteilung (optional)
Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.
Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.
Umfang der Verarbeitung
Wir verwenden „Zoom“, um „Online-Meetings“ durchzuführen. Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Ob eine Aufzeichnung erfolgt, können Sie an der entsprechenden Anzeige selbst kontrollieren.
Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich sein sollte, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.
Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.
Wenn Sie bei „Zoom“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei dem Anbieter von „Zoom“ gespeichert werden.
Die in „Online-Meeting“-Tools wie „Zoom” bestehende Möglichkeit einer softwareseitigen „Aufmerksamkeitsüberwachung“ („Aufmerksamkeitstracking“) ist bei unseren Meetings durch uns stets deaktiviert.
„Zoom“ bietet außerdem die Funktion von privaten Chatnachrichten an. Diese Funktion haben wir ebenfalls deaktiviert, um eine mögliche Aufzeichnung von privater Kommunikation zwischen Meetingteilnehmern zu verhindern.
Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Soweit personenbezogene Daten von Mitgliedern des Rotary Clubs Oldenburg-Ammerland verarbeitet werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Zwar ist die Mitgliedschaft in unserem Rotary Club mit der Verpflichtung zur regelmäßigen Teilnehme an Meetings verbunden, deren Protokollierung ihre Rechtsgrundlage in Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. b) DSGVO (Erfüllung eines Vertrags) findet. Die Teilnahme an einem nach der Satzung nicht vorgesehenen, aber möglichen Meeting über eine Videokonferenz ist aber freiwillig, so dass die Rechtsgrundlage der Verarbeitung von bei der Videokonferenz anfallenden Daten Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit a) DSGVO (Einwilligung) ist. Die mit dem Protokoll und der Präsenzerfassung verbundene Verarbeitung richtet sich dagegen wieder nach Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. b) DSGVO.
Empfänger / Weitergabe von Daten
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.
Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom“ vorgesehen ist.
Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.
Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch die „Privacy Shield“-Zertifizierung der Zoom Video Communications, Inc., zum anderen aber auch durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.
Datenschutzbeauftragter
Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt.
Sie erreichen diesen über claudia@winkler-bfk.de.
Ihre Rechte als betroffene Person
Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
Löschung von Daten
Wir löschen personenbezogene Daten dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Das wird in der Regel bei Beendigung des Meetings der Fall sein. Nur wenn eine Aufzeichnung des Meetings oder eines Webinars mit Zustimmung der Beteiligten erforderlich ist, werden die Daten gelöscht, sobald der Zweck der Verarbeitung erfüllt ist.
Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei der Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Der/Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Telefon: +49 (0511) 120 45 00
E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de
Änderung dieser Datenschutzhinweise
Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.
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4. Datenschutzhinweise für die Mitglieder der Fördervereinigung des RC Oldenburg Ammerland e.V.
Stand dieser Datenschutzhinweise: 1. Oktober 2020
Die Fördervereinigung des RC Oldenburg-Ammerland e.V. (Förderverein) kommt mit dieser Information ihrer Rechtspflicht aus Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) nach, die Mitglieder des Fördervereins und die eine Mitgliedschaft beantragenden Personen über die Erhebung und weitere Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu informieren. Hiermit stellt der Förderverein Informationen über den Zweck und den Umfang der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten, die dafür bestehende Rechtsgrundlage und ihre Rechte gegenüber dem Förderverein als dem für die Verarbeitung gemäß Art. 4 Nr. 7 DSGVO Verantwortlichen zur Verfügung.
Datenverarbeitung durch die Fördervereinigung
des RC Oldenburg-Ammerland e.V.
Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist die Fördervereinigung des RC Oldenburg-Ammerland e.V., vertreten durch ihren Vorsitzenden, erreichbar über die Geschäftsstelle, Claudia Winkler, claudia@winkler-bfk.de.
Zwecke der Datenverarbeitung
Mit der Mitgliedschaft im Förderverein erkennen die Mitglieder die vom Förderverein verfolgten Zwecke an, wie sie in § 1 Abs. 3 der Vereinssatzung festgelegt sind. Der Förderverein verarbeitet die personenbezogenen Daten seiner Mitglieder ausschließlich im Rahmen der erforderlichen Mitgliederverwaltung. Verarbeitet werden die folgenden Daten in einem Mitgliederverzeichnis, einem Spendenverzeichnis und der laufenden Buchhaltung:
- Namen, Vornamen, Titel,
- Anschrift, eMail-Adresse, Telefon,
- Eintrittsdatum,
- Mitgliedsbeiträge,
- Zuwendungen (Spenden),
- Kontoverbindungen,
- Funktionen im Verein.
Außerdem werden personenbezogene Daten verarbeitet in
- Vereinsprotokollen,
- Anschreiben an die Mitglieder und Dritte.
Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung durch den Förderverein
Personenbezogene Daten, die für die Mitgliederverwaltung, für die Buchhaltung und im Zusammenhang mit Aktivitäten des Fördervereins erforderlich sind, verarbeitet der Förderverein aufgrund von Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. b DSGVO (erforderliche Datenverarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen). Eine Verarbeitung zu anderen Zwecken erfolgt nicht; insbesondere werden personenbezogene Daten nicht an Dritte übermittelt. Nach einem Austritt werden die Daten gelöscht, soweit und solange der Löschung gesetzliche Aufbewahrungspflichten nicht entgegenstehen.
Rechte der Mitglieder des Fördervereins
Jedes Vereinsmitglied hat die folgenden Rechte nach Maßgabe der in den nachfolgenden Vorschriften beschriebenen Voraussetzungen:
- das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO über die zu seiner Person gespeicherten Daten,
- das Recht auf Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten nach Art. 16 DSGVO,
- das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, soweit die Datenverarbeitung nicht mehr erforderlich ist,
- das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO.
Meint ein Mitglied, in seinen Rechten nach den Datenschutzgesetzen verletzt worden zu sein, kann es sich an die für den Förderverein zuständige Aufsichtsbehörde wenden. Dies ist
Der/Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Telefon: 0511/120 45 00
E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de
